15 марта 1941 года был издан приказ Народного комиссара обороны №138, которым было введено в действие «Положение о порядке учёта потерь и захоронения личного состава Красной Армии в военное время».

Данный документ был дополнен «Инструкцией о порядке использования медальонов с краткими сведениями о военнослужащих Красной Армии». Новые медальоны изготавливались из эбонита (текстолита) в виде шестигранной капсулы размером 5×1,5 см. Крышка медальона закручивалась, что обеспечивало лучшую сохранность содержащихся внутри данных.

Вкладыш представлял собой бумажный бланк размером 40×180 мм, состоящий из двух одинаковых частей. В случае гибели бойца один экземпляр изымался похоронной командой, а второй оставался при теле.

Все воинские части были обязаны каждые пять дней предоставлять сведения о потерях, а соединения — отчитываться три раза в месяц. Данные о погибших сержантах и рядовых направлялись в Управление по укомплектованию Красной Армии.

Кроме того, родственники погибшего бойца должны были быть уведомлены в течение 45 дней.

С началом Великой Отечественной войны производство медальонов столкнулось с рядом трудностей. В условиях эвакуации предприятий и ограниченности ресурсов небольшие фабрики и артели не справлялись с объёмами заказов, а типографии не успевали своевременно печатать необходимые бланки.

В ноябре 1942 года, согласно приказу Народного комиссариата обороны СССР №376, медальоны были исключены из системы снабжения Красной Армии. В качестве основного документа, удостоверяющего личность солдат и сержантов, была введена красноармейская книжка с фотографией владельца.

В настоящее время в фондах музея хранится подлинный смертный медальон советского военнослужащего, находившийся в использовании.